• Popis
  • CRM advokátní kanceláře

CRM advokátní kanceláře

  • CRM Motion Law je oborové řešení, které vzniklo na základě požadavků advokátních kanceláří optimalizovat procesy v advokátních, notářských, exekučních kancelářích. Zjednodušit komunikaci mezi klienty, partnery a advokátní kanceláři.

    Řešení je modulově postaveno na myšlence efektivního řízení vztahu advokátní kanceláře s partnery, klienty a klienty partnerů.

Funkcionality

Komunikace

Umožňuje efektivní komunikaci prostřednictvím webového portálu, webové aplikace. Optimalizuje tok informací mezi klientem, partnery a advokátní kanceláří. Díky tomuto modulu máte vždy ON-LINE virtuální kancelář po ruce. Eliminujeme neproduktivní komunikaci typu:

  • jak je na tom naše kauza
  • jaké máte poznatky k procesu
  • kdy máte volný termín schůzky
  • který soubor poslaný naposled je aktuální, atd.

 

Klientské CRM

Cílem modulu klientského CRM je kvalitní a rychle implementovatelný informační systém, který přesně pokrývá specifické potřeby a požadavky malých a středních firem v oblasti obchodu, marketingu a řízení vztahu se zákazníky.

Spisy

poskytuje přehled o advokátních spisech. Zobrazené spisy třídí podle příslušného právníka, čísla spisu, umístění spisu, klienta či protistrany. Číslování nových spisů je automatické dle Vámi zvolené definované číselné řady. Dokončené spisy se archivují, jsou dostupné na základě oprávnění. Na úrovni jednotlivých spisů lze omezit přístup nebo povolit, aby koncipient, asistentka, partner, klient měl dostupné pouze spisy, na kterých opravdu pracuje nebo které mu náleží. K jednotlivým spisům může Vaše kancelář, partner, klient přiřazovat libovolné dokumenty, obrázky či další soubory, které s danou kauzou souvisí. Samozřejmostí je také fulltextové vyhledávání.

Evidence partnerů, klientů

Součástí aplikace je také databáze partnerů, klientů. U jednoho klienta je možné evidovat více adres, zástupců, poboček, provázanost na další firmy a další osobní údaje. Kontakty lze dále dělit do kategorií či vyhledávat dle libovolného pole. Ke každému partnerovi, klientovi lze přikládat i soubory, např. smlouvu mezi Vaší kanceláří a partnerem, klientem.

Kontace, aktivity, cíle

Kontace slouží jako efektivní nástroj pro sledování odvedené práce na jednotlivých kauzách a zároveň jako vstupní informace pro zadávání položek k fakturaci. Eviduje, co a kdy právník, koncipient, skupina udělala. Záznam se přiřadí ke spisu, kauze, které se týká. Systém umožní zadat počáteční a koncový čas, umožní zadat skupinu osob pracujících na spisu, kauze. Typy činností jsou předem definovány, např. telefon s klientem, schůzka, soudní stání, konzultace, cesta za zákazníkem, atd. Vaše jediná práce spočívá v doplnění prováděných činnosti a stanovení dohodnuté ceny za práci pro konkrétního partnera, klienta. Je možné zadat i hotové výdaje, jako kolky a cestovní náklady, či napsat a zdůvodnit částku dle vlastního uvážení. U každého úkonu je možně zvolit zda a jakým způsobem se má fakturovat.

Externí data

Modul získává informace z externích zdrojů a nabízí aktualizace. Umožňuje automatické importování dat z těchto zdrojů. Vždy budete mít aktuální informace po ruce.

  • ISIR - získává aktuální informace z ISIR
  • ARES - usnadnění práce propojením s ARES
  • Infosoud - získává data z Infosoudu
  • Datová schránka - propojení s datovými schránkami

 

Kalendář

Všechna data, aktivity, cíle evidované v “ CRM Motion Law ” vytvářejí záznamy do sdíleného kalendáře pro celou kancelář. Kalendář funguje jako centrální pro všechny aktivity kanceláře. Zároveň může sloužit i jako zdroj záznamů pro osobní kalendáře, kde můžete povolit přístup, pohled na váš soukromý kalendář. V opačném případě se záznam eviduje jako zaneprázdněn. Centrální kalendář umožňuje filtrovat, uspořádat podle Vámi nadefinovaných jednotlivých osob a zobrazovat po dnech, týdnech i měsících.

Dokumenty DMS

Součástí aplikace je soubor Vámi používaných šablon, dokumentů. V systému je možné uchovávat velké množství šablon, dokumentů, které jsou přehledně řazeny do kategorií a provázané s celou aplikací. Vytvořte novou smlouvu ze šablony, pošle ji emailem klientovi a zároveň přiřadí ke spisu, aby byla dostupná i pro koncipienty, partnery a klienty.

Kniha pošty

I v současné digitální době přetrvává nutnost posílání poštou, kurýrem, některé důležité dokumenty v papírové podobě. K jejich evidenci využijete knihu pošty. Při obdržení či odesílání dopisu stačí pouze zadat základní údaje (odesílatele, příjemce, čeho se dopis týká) a zařadit k příslušné kauze. Modul umožňuje naskenování dokumentů a přiřazení ke spisu, partnerovi, klientovi. Všichni, kteří na kauze pracují, tak budou mít vždy aktuální informace, aniž by museli s papírovým originálem přijít do styku. Můžete doplnit i podrobnější informace, poznámky a přílohy.

Statistiky

Součástí modulu jsou podrobné statistiky, které umožňují přehledně sledovat a porovnávat výkonnost jednotlivých koncipientů, asistentů, kolegů dle vykázaných aktivit jak na kauze, tak i na spisu. Podobně lze sledovat i platby generované jednotlivými klienty. Snadno tak kdykoli zjistíte, kteří zaměstnanci, kolegové, partneři a klienti jsou pro Vás klíčoví. Získaná data lze dále využít při stanovení odměn, plánování aktivit s možností zvýšení efektivností Vaší kanceláře. Pro kanceláře, kterým nestačí základní statistické pohledy, máme připraven rozšiřující modul Statistiky Plus.

Statistiky Plus

V rámci modulu statistiky Plus je možné vytvořit Vámi definované množství reportů přizpůsobených Vašim potřebám. Tímto získáte dokonalý manažerský přehled a efektivní nástroj pro rozhodování. Každý report si exportujte do různých formátů (Excel, Word, PDF, obrázek…) a dále zpracovávejte, upravujte, vyhodnocujte, vytiskněte nebo třeba pošlete emailem.

PRODUKTY
REFERENCE
E-commerceFLEXI IT1:1 SolutionConsulting
D3Soft s.r.o.  EU
D3Soft s.r.o.
Ocelářská 2969/12
703 00 Ostrava-Vítkovice
Česká Republika
2014 ©Všechna práva vyhrazena, D3Soft s.r.o.